Whistleblowing Policy
1. Allgemeines
1. Gesetzliche Grundlage
2. Definitionen
3. Melderelevante Verstöße
4. Grundsätze
2. Meldeverfahren
1. Einbringung der Meldung
2. Meldeoptionen
1. Meldeoptionen für Mitarbeiter
2. Meldeoptionen für externe hinweisgebende Personen
3. Inhalt der Meldung
4. Bearbeitung der Meldun
3. Datenschutz
1. Allgemeines
1.1 Gesetzliche Grundlage
Gesetzliche Grundlage für die Hinweisgeberschutzvorschriften in den EU-Mitgliedstaaten ist die EU-Richtlinie Nr. 2019/1937 vom 23.10.2019, die vom Europäischen Parlament und dem Rat zum Schutz von Hinweisgebern verabschiedet wurde („Whistleblowing-RL“). Jeder EU-Mitgliedstaat war verpflichtet, die Regelungen der Whistleblowing-RL in sein nationales Recht umzusetzen. In Österreich ist dies durch das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HschG) erfolgt.
Diese Whistleblowing Policy gilt für alle Gesellschaften der HEAD-Gruppe, die in den Anwendungsbereich der EU-Richtlinie Nr. 2019/1937 vom 23.10.2019 („Whistleblowing-RL“) fallen (nachstehend bezeichnet als „Gesellschaft“).
1.2 Definitionen
• Hinweisgeber: Natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihren Arbeitstätigkeiten erlangte Informationen über Verstöße melden oder offenlegen.
• Verstoß/Verstöße: Handlungen oder Unterlassungen, die rechtswidrig sind oder dem Ziel oder Zweck von nationaler Gesetzgebung oder direkt anwendbarem EU-Recht zuwiderlaufen.
• Repressalien: Direkte oder indirekte Handlungen oder Unterlassungen in einem beruflichen Kontext, die durch eine interne oder externe Meldung oder eine Offenlegung ausgelöst werden und durch die den Hinweisgebenden ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.
1.3 Melderelevante Verstöße
Meldungen können unter anderem in folgenden Anwendungsbereich fallen (keine abschließende Aufzählung):
• Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
• Produktsicherheit und –konformität
• Verkehrssicherheit
• Umweltschutz
• Verbraucherschutz
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu tatsächlichen oder vermeintlichen Verstößen gegen Gesetze, nationale Bestimmungen und sämtliche unternehmensinterne Regelungen (z.B. Verhaltensrichtlinien) im Zusammenhang mit der Whistleblowing-RL. Es steht insbesondere nicht für allgemeine Beschwerden („Kummerkasten“) oder für Produkt- und Gewährleistungsanfragen zur Verfügung.
1.4 Grundsätze
Hinweisgeber können alle Mitarbeiter (einschließlich Teilzeit- und befristet beschäftigter Mitarbeiter) sein aber auch Bewerber, Praktikanten, Selbständige, sowie alle Personen, die für Auftragnehmer, Subunternehmer und Lieferanten arbeiten.
Hinweisgeber müssen Verstöße in gutem Glauben melden, es muss also triftige Gründe zum Zeitpunkt der Meldung geben, aufgrund derer anzunehmen war, dass die Informationen über gemeldete Verstöße korrekt waren. Konkretes Wissen über tatsächliche Verstöße ist nicht zwingend notwendig – begründete Verdachtsmomente/Bedenken reichen aus.
Eine wissentlich absichtliche Falschmeldung ist inakzeptabel und berechtigt HEAD gegen diese Personen vorzugehen. Falschmeldungen können daher für die betreffende Person negative Folgen haben und außerdem dazu führen, dass sie für den Schaden, den jemand aufgrund einer solchen Falschmeldung erlitten hat, haftbar gemacht wird.
Aufgrund berechtigter Meldungen sind Hinweisgeber vor Repressalien, wie z.B. Kündigung, negative Leistungsbeurteilungen, Beendigung befristeter Arbeitsverträge, Schadenersatzforderungen, Mobbing, Diskriminierung etc., geschützt.
Hinweisgeber haben bei jeder Meldung die Möglichkeit, anonym zu bleiben. Die Meldung ist auf Wunsch vertraulich zu behandeln.
2. Meldeverfahren
2.1 Einbringung der Meldung
HEAD ermutigt alle Personen, die Informationen über einen vermeintlichen Verstoß gegen Gesetze, nationale Bestimmungen oder sämtliche unternehmensinterne Regelungen haben, diese über eine der unten angeführten Meldeoptionen bekannt zu geben. Handelt die Person in gutem Glauben, schützt sie das vor jeder Art von negativen Konsequenzen, unabhängig davon, ob sich die gemeldeten Informationen letztendlich als korrekt oder nicht korrekt herausstellen.
2.2 Meldeoptionen
HEAD bietet hinweisgebenden Personen verschiedene Möglichkeiten, einen potenziellen oder tatsächlichen Verstoß zu melden. Jede Person, die Kenntnis von einem tatsächlichen oder potenziellen Verstoß gegen geltende Gesetze hat, sowie Fragen oder Bedenken bezüglich eines tatsächlichen oder potenziellen Verstoßes, kann die Angelegenheit unverzüglich über einen der Meldewege melden. Die zur Verfügung stehenden Meldewege unterscheiden sich bei Mitarbeitern von HEAD und externen hinweisgebenden Personen.
Unter gewissen Voraussetzungen stehen neben internen Meldekanälen Hinweisgebenden auch externe Meldekanäle (nationale Behörden) zur Verfügung.
2.2.1 Meldeoptionen für Mitarbeiter
Mitarbeitern der HEAD-Gruppe stehen folgende Meldewege zur Verfügung:
• Online-Meldetool („EQS“)
Sämtliche Meldungen können online über das für HEAD eingerichtete Whistleblowing-Meldetool abgegeben werden. Das Meldetool ist sicher und steht im Einklang mit dem geltenden Datenschutz- und Arbeitsrecht. Die Meldungen werden von der Rechtsabteilung auf vertraulicher Basis bearbeitet. Andere Abteilungen werden gegebenenfalls einbezogen, sofern es für die Bearbeitung der Meldung erforderlich ist.
• Post
Alternativ kann eine Meldung per Post erfolgen. Die Adresse dafür lautet:
HTM Sport GmbH
z.H. Whistleblowing (Amanda Neil)
Tyroliaplatz 1
2320 Schwechat
• Mail
Eine Meldung kann zudem per Mail an folgende Adresse erfolgen: whistleblowing@head.com
• Telefonisch
Eine Meldung kann telefonisch unter der Nr. +43 1 70 179 204 (Amanda Neil) abgegeben werden.
• Persönlich
Eine Meldung kann auch persönlich bei Amanda Neil, Tyroliaplatz 1, 2320 Schwechat abgegeben werden.
2.2.2 Meldeoptionen für externe hinweisgebende Personen
Externen Personen (z.B. Lieferanten, Kunden etc.) stehen folgende Meldewege zur Verfügung:
• Post
Eine Meldung kann per Post erfolgen. Die Adresse dafür lautet:
HTM Sport GmbH
z.H. Whistleblowing (Amanda Neil)
Tyroliaplatz 1
2320 Schwechat
• Mail
Eine Meldung kann zudem per Mail an folgende Adresse erfolgen: whistleblowing@head.com
• Telefonisch
Eine Meldung kann telefonisch unter der Nr. +43 1 70 179 204 (Amanda Neil) abgegeben werden.
• Persönlich
Eine Meldung kann persönlich bei Amanda Neil, Tyroliaplatz 1, 2320 Schwechat abgegeben werden.
2.3 Inhalt der Meldung
Bei der Meldung eines Whistleblower-Vorfalls sollte der Hinweisgeber so viele Informationen wie möglich offenlegen. Sofern bekannt, kann der Hinweisgeber die folgenden Angaben machen:
• Wo hat sich der Vorfall ereignet?
• Worauf bezieht sich der Verdacht?
• Sind Sie Mitarbeiter des betroffenen Unternehmensbereichs?
• In welcher Gesellschaft hat sich der Vorfall ereignet?
• Welche Abteilung ist betroffen?
• Welche Personen sind an dem Vorfall beteiligt?
• In welcher Stadt hat sich der Vorfall ereignet?
• Name des Hinweisgebers (oder Angabe des Wunsches nach Anonymität)
• Datum und Zeitpunkt, an dem die Meldung erstellt wurde
2.4 Bearbeitung der Meldung
Wenn die Meldung über das Online-Meldetool abgegeben wurde oder eine alternative Meldeoption gewählt wurde, bei der Kontaktdaten angegeben wurden, erhält der Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen nach Eingang einer Meldung eine Empfangsbestätigung.
In weiterer Folge erhält der Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach der Meldung eine Antwort, in der die Maßnahmen dargelegt werden, die zur Behebung der Angelegenheit ergriffen werden, oder die Gründe, warum die Angelegenheit nicht weiter bearbeitet werden kann.
In einigen Fällen kann der Hinweisgeber aufgefordert werden, zusätzliche Informationen zu liefern, wenn es für die weitere Bearbeitung des Hinweises notwendig ist.
3. Datenschutz:
Jede Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß dieser Richtlinie und den nationalen Gesetzen erfolgt nach Maßgabe der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, nachstehend bezeichnet als „DSGVO“) und der innerhalb der Gesellschaft umgesetzten DSGVO-Richtlinien.
Allgemeine Information:
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch HEAD (Verantwortlicher) im Zusammenhang mit einer Hinweisgeber-Meldung (etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse und weitere für die Bearbeitung der Meldung zu erhebende Daten) beruht auf den gesetzlichen Ermächtigungen bzw. Verpflichtungen zum Zwecke der Aufklärung erfolgter Meldungen.
Übermittlung:
Die aufgrund eine Meldung zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten können möglicherweise an andere Gesellschaften der HEAD Gruppe (Details unter https://www.head.com/en-IC/about/locations/) innerhalb und außerhalb der EU/EWR unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben übermittelt werden. Es kann außerdem vorkommen, dass HEAD personenbezogene Daten auch an zuständige Behörden zB. Strafverfolgungsbehörden, Finanzämter, Gerichte, Beratungsunternehmen und Rechtsvertreter übermitteln muss.
Bei einer Meldung über das Online- Meldetool („EQS“) können personenbezogene Daten für die technische Umsetzung auch an EQS weitergegeben werden. Nähere Informationen finden sich in der Datenschutzrichtlinie des Online- Meldetools
Speicherdauer:
Personenbezogene Daten, die eindeutig nicht für die Bearbeitung einer bestimmten Meldung notwendig sind, sind nicht zu erheben oder, falls sie versehentlich erhoben wurden, sofort zu löschen.
Ansonsten speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Bearbeitung eines Hinweises erforderlich ist oder ein berechtigtes Interesse an der Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Eine Speicherung kann darüber hinaus so lange erfolgen, als dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, wie etwa Aufbewahrungspflichten, vorgesehen wurde. Anschließend werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht, gesperrt oder anonymisiert.
Betroffenenrechte:
Grundsätzlich besteht das Recht auf Auskunft, Löschung, Berichtigung der Daten, Einschränkung der Verarbeitung, Widerruf der Zustimmung zur Datenverarbeitung (falls eine solche erteilt wurde), Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Für die Ausübung dieser Rechte kann eine Nachricht an privacy@head.com gesendet werden. Des Weiteren besteht auch das Recht einer Beschwerde gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Datenschutzbehörde.
Oben genannte Rechte finden für die Dauer der Durchführung eines verwaltungsbehördlichen/gerichtlichen Verfahrens oder eines Ermittlungsverfahrens nach der Strafprozessordnung auf von einem Hinweis betroffenen Personen keine Anwendung, solange und soweit es zum Schutz der Identität der Hinweisgeber und sonstigen durch das Gesetz geschützten Personen und zur Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Insbesondere auch, um Versuche der Verhinderung, Unterlaufung oder Verschleppung von Hinweisen oder von Folgemaßnahmen aufgrund von Hinweisen zu unterbinden.
Date version: July 2024